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文件被二次传播、泄漏?这三步必须做好!

2022/08/22   够快云库新闻动态

企业和外部客户、供应商之间的业务往来都离不开文件外发,但不规范的外发有一定的安全隐患,外发后也容易被二次传播、泄漏。一旦企业的重要文件被泄漏,就会影响正常业务。

  

以下这些情况对企业来说并不陌生:

  1. 发给供应商、客户的文件被分享出去了;
  2. 仅限内部使用的文件竟然在网上被公开了;
  3. 文件被肆意外发,企业想追责又很难追溯到具体责任人!

 

出现这些情况,有的企业及时采取措施亡羊补牢,还有一些企业缺乏技术力量,有心无力。

 

针对企业文件外发方面的安全问题,够快云库从外发前、外发中、外发后三个阶段全程管控,筑起外发文件的安全防线。

 

  1. 外发前:审批

针对企业文件被随意外发的情况,够快云库通过外发审批功能帮企业构建起合规外发流程。

没有文件外发权限的人要外发文件,先要发起外发审批,由审批人审批是否属于允许外发,审批被批准才能进行后续的外发动作。

 

外发审批功能就像一个文件安检口,让企业或组织更高效地管控文件外发权限,降低文件泄漏风险。同时,外发审批后会留下外发记录,可以随时追溯。

 

  1. 外发中:安全机制配置

通过外发审批后,到了外发文件的环节。够快云库通过外链/云附件外发文件,外发时可配置外发文件的多重安全机制,包括链接的有效期、密码、指定访问成员、访问次数、文件是否允许上传/下载等权限。

 

文件接收者收到外链/云附件后,只能在外发者配置好的安全机制范围之内进行操作,大大降低了文件外发之后被二次传播、泄漏的风险!

 

  1. 外发后:管理

文件被外发出去后,当文件外链被访问时,会及时在【消息】-【文件外链】进行消息提醒,包含访问时间、访问文件名、访问者地理位置和IP信息等。

 

通过该消息能及时获悉外发后的链接访问状况,如果发现异常情况能及时响应。例如,你只想给一个人分享的外链出现了多个访问消息,才想起来外发的时忘了设置好链接访问的双因子验证、或次数限制。

 

这时,可以在【外链管理】中及时管理外链。可以查看、修改外链的安全访问机制,根据具体情况判断是否需要延长/缩短链接的有效期,是否需要添加打开次数、密码,以及是否需要关闭外链等。

 

外发审批、外链安全机制、外链管理,覆盖了文件外发前、外发中、外发后的全流程,形成了一个闭环,文件外发安全得到了有效保障!

 

安全是够快云库始终坚守的底线,通过精细化的文件权限管控、账号安全管理、设备安全管理、安全日志、危险行为预警、敏感数据保护等多重安全体系,够快云库全方位守护企业的数据安全!

 

 

 

 

 


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