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企业文件管理,警惕破窗效应!

2024/04/12   够快云库新闻动态

 

破窗效应:环境中的不良现象如果被忽视或者放任不管,就会诱使人们去模仿和仿效,进而导致更多的不良行为。

 

企业文件管理过程中,出现风险行为不及时管理,就会放任不良行为,引发更多安全隐患。

 

一些企业不重视文件管理,员工办公、离职可能会删除、带走重要文件,企业却无法有效监管和追踪。

 

没有行之有效的文件管理方案,企业难以有效监管文件存、管、用环节里的风险行为,隐患容易滋生、蔓延。

 

避免出现破窗效应,帮助企业及时发现风险、排查补救,够快云库这样做:

 

01集中管理

 

搭建统一文件管理平台,集中存储、备份企业文件,降低文件丢失、误删风险。

 

02预防管控

 

采用先进的加密技术和访问控制机制,数据存储、传输过程加密。

 

设置成员角色赋予权限,重要数据设置权限,授权用户才能访问文件,防止未授权访问和数据泄露。 权限范围内,才能访问、操作文件,有效防止核心文件资料被篡改、删除、带走。

 

03风险预警

 

危险行为预警功能及时发现潜在的安全风险和不规范操作,如短时间内多次下载、删除、外发文件等。

 

发现风险行为,系统自动发送预警通知,帮助企业快速响应,防止风险扩散、升级。

 

04事后补救

 

支持文件版本控制、审计追踪,确保文件的完整性和安全性。

 

文件被删除、篡改,可通过多级回收站找回数据,或通过版本控制滚回到之前的文件版本。

 

安全日志全程留痕,可随时导出进行安全审计,或追溯定位责任人进行补救。

 

通过以上措施,企业文件得到有效管控,风险被及时发现、排查,有效防止不良行为蔓延,保障数据资产安全、完整。

 

企业文件管理是确保信息安全和业务连续性的关键环节。企业应不断更新、完善文件管理策略,以应对潜在风险和业务需求。

 


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