news and trends
News Tendency

够快云库证劵行业解决方案:建立高效合规管理体系,全面加强信息安全管控

2023/12/12   够快云库新闻动态

证券行业涉及到大量的文档,据统计,每个投行项目通常需要处理成百上千个文档,其中招股说明书篇幅约400页,通常具有300多个表格和10000多个数据点。企业年报篇幅约500页,其中约有300个表格,而且近30%的表格是无边框表格。这些文档篇幅较大并且涉及大量协同工作,极易出现低级错误。

 

另外证监会对证券公司投行类工作底稿早已明确规定可以纸质文档、电子文档或者其它介质形式的文档留存。《证券发行上市保荐业务工作底稿指引》(中国证券监督管理委员会公告(2009)5号)第八条规定,“工作底稿可以纸质文档、电子文档或者其它介质形式的文档留存,其中重要的工作底稿应当采用纸质文档的形式。以纸质以外的其它介质形式存在的工作底稿,应当以可独立保存的形式留存。”《证券公司投资银行类业务内部控制指引》(证监会公告(2018)6号)第八十六条规定,“工作底稿可以纸质文档、电子文档或者其它介质形式的文档留存。重要的工作底稿应当采用纸质文档的形式。以纸质以外的其它介质形式存在的工作底稿,应当以可独立保存的形式留存。有条件的证券公司应当建立工作底稿电子化存管制度,实现工作底稿的实时上传查证和工作留痕的完整记录。”2020年2月28日,中国证券业协会发布《证券公司投资银行类业务工作底稿电子化管理系统建设指引》进一步规范底稿系统的功能、工作底稿管理制度。

 

证券行业主要痛点如下:

  1. 数据孤岛、办公文件管理分散

各部门、各项目团队、各业务系统中的资料文件散乱分布各处,不成体系,需要应用某份文件时不知道向谁要、搜索查找麻烦。项目文件、科研资料等文件通常较大,通过U盘/聊天工具/邮箱等来回传输和分享,容易出现传输速度慢、大小受限制等情况,应用不便。

 

  1. 文档协作效率低

在分析报告、募集说明书、招股说明书、调研报告等日常报告撰写的工作中,编制工作一般由项目组成员分工完成,很难保证内容的一致性。如何快速的构建模板并高效的获取、撰写和复核主题相关的内容、素材,以实现报告的高效生产。

 

  1. 数据安全:证券基金公司处理大量的客户数据,包括个人身份信息和财务信息。这些敏感数据需要得到妥善的管理和保护,以防止数据泄露和侵犯隐私。一旦出现严重性错误,企业通常需要为文档的质量承担法律和合规风险。

 

  1. 证监会工作底稿电子化要求:

证监会对各类不同项目的立项、尽职调查、反馈回复、持续督导/存续期等项目各个阶段工作底稿电子化方面要求。

 

够快云库证劵行业解决方案:建立高效合规管理体系,全面加强信息安全管控

 

1、打破孤岛效应,实现统一管控

与企业的统一身份认证系统对接,保持组织、权限、认证信息的一致性,让工作文件/底稿的扫描上传、变更追溯、等诸环节都可实现统一的有序化管理和审计追溯。同时通过引用工作底稿的不同阶段的底稿模板,规范作业过程,真正实现作业标准化,底稿电子化,上传、审核、归档工作简单化。

 

2、多达100+种文件格式的安全浏览

所有文件无需下载即可快速预览,包括组成底稿的文档、扫描件、图片,无需等待,也无需额外下载预览插件,即点开即预览,不受终端限制,你甚至可以在手机上直接预览项目文件和PS文件。

 

3、内外部文件共享和协作

可以通过任意终端设备实现多地多个员工之间的高效协同、移动办公等,工作效率翻倍。根据项目需求,支持邀请同事或公司外部合作伙伴加入共享协作,实现多方信息同步。

 

4、多种安全策略:

数据加密,确保数据在传输和存储过程中受到保护。这意味着即使数据被盗或泄露,也无法轻松解密;访问权限控制,公司设定访问权限,只有经过授权的员工可以访问特定数据。监控和审计,提供监控和审计工具,用于跟踪数据访问和修改历史。这有助于满足合规性要求和支持审计;备份和恢复,提供定期备份和数据恢复选项,以应对数据丢失或损坏的情况。这有助于确保数据的长期可用性。

 

5、离职人员一键交接所有资料:

可以将离职或调岗的人员账号下的所有项目资料、办公文档等经验材料交接给新人员,让新人员到岗后不仅能迅速接替并适应其岗位,还能通过各部门的共享资料,及时获取最新的法律法规、内部控制和行为规范等文件。

 

够快云库助力证券企业实现各类业务的底稿电子化项目全生命周期文档及流程管理,同时形成一个集成的、开放式的协同管理、信息集中平台,彻底消除信息孤岛,实现业务数据、财务信息、历史资料的共享,并对公司战略决策、业务运营起到有力支撑。


上一篇:
文件流转“安检口”,让企业外发更安全、合规!
下一篇:
企业网盘如何助力制造企业海外业务发展?
够快云库,企业数字化文件管理平台
够快云库
企业数字化文件管理平台
freetrial-bottom freetrial-top

企业咨询热线

400-6110-860
+86-15381918705
support@gokuai.cn

企业微信公众号