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安全、效率难平衡?自动化流程来帮你!

2023/11/06   够快云库新闻动态
企业安全管控加强,文件权限细化到岗位、文件,但随着工作场景复杂化,权限范围外的文件应用效率也会降低。细颗粒度文件权限产生的文件应用困难,繁琐的线下审批流程,在工作中很常见:

 

文件权限细化后,工作中产生权限范围外的文件应用需求,员工不知道找谁申请权限,影响工作效率;重要文件要走审批流程,线下审批要跑好几个地方签字,效率低,如果审批人不在就更耗时了。考虑到以上场景,够快云库推出自动化审批流程。
在文件安全大前提下,为权限范围外文件访问、应用提供解决方案,简化审批流程,寻求安全和效率平衡的最优解。

 

“ 自动化审批流程 

 

自动化审批流程,即满足触发条件时系统自动发起审批流程。

 

用户在【管理后台】-【自动化流程】创建审批流程后,可开启应用。

 

够快云库自动化流程有两个触发条件:一是文件权限,二是文件属性。

01文件权限触发:

 

用户无相应的文件操作权限时,系统自动发起审批流程,审批通过后才能继续操作文件。

 

例如,基于工作需求,员工甲要下载A文件,但他没有下载权限,做下载操作时系统会自动弹出窗口,发起文件下载审批流程。

02文件属性触发:

 

文件属性包含审批流程触发关键词时,用户操作文件系统自动发起审批流程,审批通过可继续操作。

 

文件属性触发需结合元数据管理实现,通过自定义元数据给文件打上属性标签,设置属性为审批流程触发条件。

例如,企业根据重要等级为文件打上“普通”“重要”“保密”等元数据标签,设置“重要”“保密”属性为流程触发条件,操作包含相关属性文件时,系统自动发起审批流程。

用户可以根据文件管理制度、流程,设置不同触发条件的审批流程,设置会签、或签、依次审批等审批模式,灵活添加审批人,应对复杂业务场景。

 

通过自动化审批流程,可以便捷地发起权限范围外的文件应用申请,也将更有效地管控文件安全,一定程度上弥补了线下审批的不足,兼顾安全和效率,是一种安全、高效的解决方案。


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