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浅析文件管理系统的利与弊

2022/07/04   够快云库新闻动态

在许多组织中,有许多重要文件必须妥善管理。可以说,文档管理系统可以完成更多工作。

 

在过去,办公室的墙壁上都衬有文件柜,但此后大多数企业放弃了纸质文件系统,转而使用数字文档管理系统。这些软件套件用于捕获,存储,分类和存档通过组织的所有文档,但它们不仅仅是数字文件柜。

 

如果您的组织计划完全数字化,则需要以一种有组织的方式来管理,共享和存档文件。组织不善的文件不仅会导致流程变慢并降低生产率,而且组织查找特定文件的速度也可能会影响GDPR等法规的遵守。

 

文档管理系统控制和组织整个企业中的文档,通常包括文档和内容获取,工作流工具,文档存储,输出系统和信息检索系统。现代文档管理系统还包括与协作工具的集成以及安全性和审核功能。

 

文档捕获是通常使用某种形式的桌面扫描仪将物理文档转换为数字文件的过程。这对于归档任务至关重要,例如保存费用收据,快递单或员工工资单的数字记录,而现代扫描仪通常会具有旨在简化此过程的功能,例如自动文档进纸器。

 

仅创建数字图像文件对于企业来说是不够的。当文档包含文本时,光学字符识别(OCR)用于从图像中提取文本并将其集成到组织的信息系统中。这使用户可以在数字化文档的内容中搜索特定的关键字,并允许文档系统根据其内容自动对文档进行分类。

 

数字化文档有多种通用格式;JPEG和TIFF等图像格式通常用于不包含大量文本的文档,而PDF用于更详细的文档。PDF文件格式包含许多功能,使其非常适合文档数字化。PDF中的文本可以突出显示,复制和编辑,可以使用密码保护文件以限制查看,编辑和打印的权限,并且可以容纳基本标签和基于XML的复杂元数据。

 


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