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石化企业文档管理如何“加油”?

2021/12/09   够快云库新闻动态

石化等能源企业是我国实体经济的支柱产业之一,和我们的日常生活息息相关。随着信息化高速发展,石化企业每天都有大量电子文档被建立,高效统一地管理这些文档是必须面对的问题。石化企业生产线长,架构大,单位、部门多,员工数量多,大量文件分散在部门、员工的电脑上,没有统一管理起来,文件容易流失,使用时要准确检索出文件也不简单。石化企业属于国企,存在不少机密文件,因此数据安全是重中之重。并且内部管控严格,通讯方式比较单一固定,文件的协作、共享比较困难。

如何帮助石化企业在文件管理上披荆斩棘呢?

够快云库作为企业级的文档管理系统,有石化行业文件管理的实践经验,解决了企业在文件管理方面的痛点。够快云库将石化企业的电子文档进行存储和管理,从而可以很好地保存不同类型的文档,建成企业知识库,方便以后的知识创新,也可以实现各种电子文档的分发、查询、共享,提高石化企业电子文档的利用率。针对石化行业文件管理的现状,够快云库这样做:

 

1、文件集中存储,能便捷地查找调用

1)  部门、项目文件统一存储,确保企业文件完整性石化企业部门、项目多,开发一个新的油井的时候就会产生很多的项目资料,在够快云库中可以专门为部门、项目建库,把相关资料统一存储到够快云库中,方便员工资料查询、共享。把文件资料储存在相关的库中,可以确保公司文件存储的完整性、统一性,有利于后期的知识沉淀。所有库中的文件都可以共享给部门成员,让不同部门、不同项目的员工都能访问到在权限范围之内的文件。

2)   各系统中的文件统一查看、调取石化行业内可能存在多个系统,比如通讯系统等,如何把各个系统中散落的文件也统一管理起来呢?够快云库可以和这些系统进行集成,打通各个系统模块,方便文件的转存、调取,真正实现文件的统一存储与管理。

3)   文件标签够快云库可以给文件打标签,例如,石化企业的试井资料可以根据项目的状态给文件打标签,如“已完成”“进行中”等等,让文件使用者一眼就清楚文件的完成情况。当然,也可以给文件打上某个项目的标签,描述文件的归属关系。标签除了描述文件信息,也可以用于后面的文件检索功能中。为避免标签内容不统一、规范,可以统一定制标签供员工选择。

4)   文件快速定位部门太多,油井开发项目也很多,想找的文件到底在哪个文件夹里?能在海量文件中快速查找到文件才能提高文档利用率,文件统一存储才有意义。够快云库可以对文件快速定位,所有库里的文件都可以进行检索,支持文件名/标签/文件名和标签/全文检索,还能二次筛选文件类型、检索范围、文章创建者、文章修改者,快速精准定位到想找的文件。有够快云库,即使忘记文件名,也能根据已有信息检索,让文件查找不再是“大海捞针”。5)   多种格式文件在线预览想看看开发项目的视频文件,不想下载到本地?在油井的开发过程中涉及大量的项目图片、视频等文件,例如实地图片、项目进展图片,以及模拟的方案视频等文件需要查看确认。针对这个场景,够快云库提供100+格式文件的在线预览,常见的文件都可以通过够快云库进行预览,方便了解项目进度,演绎解决方案等等。

6)   操作简单,易上手员工太多,还要培训他们如何使用,太麻烦?够快云库符合大众的windows操作习惯,员工上手就能使用。云端、本地同步设置简单,员工只需简单操作就可以把文件储存到到库中,个人文件库可以直接同步到本地,本地操作实时更新云端,让文件备份更便捷,体验更好。此外,够快云库还有历史版本、文件收集等多种功能,让日常办公更简单,效率更高。

 

2、安全策略

1)   灵活的部署方式够快云库支持多种部署方式,公有云、私有云、混合云和专有云等,支持定制化的部署方案,以解决实际业务的不同需求。

2)   数据安全石化企业有部分文件属于机密文件,如石油的提炼技术、专利等,这些都属于机密等级高的核心文档。够快云库对数据存储、传输都进行了加密,确保原文件不泄漏,传输中文件不被窃取。

3)   员工账号管理员工账号密码被破解怎么办?够快云库支持账号登录双因子验证机制,员工登录需要确认动态短信验证码或邮件验证码来完成操作,即使密码泄露或被破解也无法登录帐号,有效防止非员工登录账号获取库中的文件。如果要限制员工只能在企业内网或者特殊的网络环境中访问够快云库,管理员可对企业内指定成员或部门进行登录 IP 或 IP 段限制,确保敏感帐号只在固定的网络环境下登录。

4)   多设备管理与数据擦除员工这么多,万一有人设备丢失了岂不是库里的文件都有泄漏风险?登录过帐号的设备,如果不慎遗失设备,可以对丢失设备进行远程强制下线,还可以擦除其本地数据,避免因设备遗失而泄漏企业数据。同时,也可以限制员工帐号只在指定设备上登录,或禁止在 Web 浏览器中登录帐号等。

5)   精细的文件管控权限项目多,部门多,有的文件只想给一部分人查看?有的文件只能让指定的几个人下载?够快云库提供精细化的文件管理权限,可以根据岗位给员工配置不同的角色(拥有者/编辑者/查看者/管理员),比如“xx油田开发项目”中的总负责人、项目阶段负责人、具体实施负责人等可以赋予不同的库、文件管理角色,不同的角色对应了不同的权限。也能进一步给具体文件设置不同的操作权限,例如试井阶段中的钻井井史资料可以设置开放一点的权限,让项目中的人都能访问。角色和文件权限结合可以实现100+文件管理权限组合,颗粒度非常细,适用于石化行业这种对文件安全要求高的企业。6)   日志审计担心员工不规范操作导致机密文件外泄?够快云库有双日志审计,可以审计、导出与事后追查。员工对文件的访问与修改行为都将记录到文件操作日志中;管理员在后台的所有操作都记录到管理日志,随时可查。万一出现违规操作,可以查询日志定位到人、时间。

 

3、便捷的共享、协作

1)   大文件传输石化企业部门多,员工多,有大量文件需要收发、共享,例如实时更新的党建资料、各类培训资料、项目进度资料等等。但通讯系统单一的情况,有指定的文件共享途径,在共享文件资料时,文件稍微大一点传输速度就很慢,有的大文件用邮箱附件根本发不了,导致内部多个单位、部门协作沟通困难,信息传递不到位,联动周期变长。解决这个问题,可以直接导入企业组织架构,通过够快云库的通讯录实现内部的文件传输,也可以用够快云库的外链把文件分享出去,外链还可以限制访问人员,链接时效,访问次数,给文件分享多一重保障。针对要求邮件传输文件的需求,够快云库可以和邮件整合,用够快云库的云附件功能传输大文件,生成云附件直接发送邮件,操作简单便捷,无需再受邮箱的附件大小限制,速度更快。不管是通过够快云库的通讯录还是邮件都让文件传输有更好的体验,实现超大文件、图纸、视频等的快速收发。

2)  文件评论查看“XX油田”钻井工程的设计文件时,对文件中某部分存在一个小问题,你是怎么和相关负责人沟通的呢?把这个文件上传到邮箱附件,在正文里打字提出你的建议或问题?其实还有更便捷的方式,直接用够快云库的文件评论,一键点击评论后选择文件@的对象输入你的问题就OK了,更高效便捷。

 

够快云库帮助石化企业解决文件管理上的需求,为其打造一个安全高效的文件统一管理协作平台,助力石化企业在信息化道路上提速,稳步向前发展!

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