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数据分布在哪些系统里、都是什么内容、谁有权访问
比直接扩容更划算的顺序是：先识别重复和失效资料，再给必须长期保留的文件定归档去向，最后才考虑加存储。
落地路径可以拆成四步：内容识别、分类分级、策略管控、审计追溯。
让设计和生产用的是同一个版本、让核心图纸的权限和外发可控、让跨部门协作不靠个人电脑和聊天工具传递。其中版本不一致和核心技术外泄，是这类企业损失最直接的两个风险来源。
两者的区别不只是"格式不同"，而是直接决定了怎么存、怎么找、能不能分析——这也是文件比表格难管的根本原因。