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企业文件流转,如何构建安全防线?

2022/08/26   够快云库新闻动态

数字时代,非结构化数据孤岛被打通,散落在各业务系统、部门里的非结构化数据被有效连接、汇聚。

 

在业务中,这些非结构化数据跨组织、系统、层级、区域流动,驱动业务增长。 数据在跨部门、组织流转过程中,安全风险也逐渐显现。不规范流转安全隐患大,流转的任意环节都可能产生信息泄漏。 这些都是令企业头疼的问题: 如何确保企业文件跨组织流转合规? 跨组织、系统、区域流转的文件,如何防止二次传播? 文件流转情况中的异常行为怎么监测、制止?

 

数据流动场景日益复杂,企业经常面临内外、跨系统、区域、组织的文件流动需求。建立文件流转安全通道,让文件在多种复杂业务场景下安全、高效流动,是企业的当务之急。

 

流转合规

某企业因业务需求,经常要给外部客户发送产品资料,跨组织、区域数据流动需求频繁。 如果每次外发前都要提出书面申请实在太繁琐,可如果直接赋予所有员工随意外发权限又有文件泄漏的风险,该企业曾经就有过核心资料被外发导致信息泄漏的安全事故。 并且,文件流转前如果不管控,就会出现文件随意流转,企业文件在流转过程中存在太多安全隐患。 够快云库的文件外发审批流程,从技术上规范文件在进入流转过程前必须发起申请,审批人确认合规后才能继续流转程序。守住了文件进入流转环节前的重要关卡,从源头上把控文件跨越组织流动合规。

 

流转安全

企业最担心的还是文件在跨组织、区域、系统流动过程中,被其他组织成员转发、传播,泄漏信息。尤其是在重要文件跨组织流动中,怎么控制文件流动范围安全、可控。 涉及重要信息的文件需要跨越组织内外流动时,通过够快云库的外链、云附件就能实现安全对外流转。 先设置好连接/云附件的有效期、访问次数、访问密码、指定组织成员访问、文件下载/编辑权限等安全机制。如果超过期限,链接就会失效,没有密码或者访问权限,即使获取文件链接也打不开。不被允许下载的重要文件,只能通过链接查看、预览,并打上水印,防止信息被篡改。 链接的这些安全机制,对链接访问者做了条件限制,缩小了文件有效流转范围,给流动中的文件筑起了安全壁垒。

 

流转追踪、管控

传统观念里,文件一旦流动起来,就不受掌控了。够快云库的【外链管理】帮企业追踪文件流动中的查看、操作情况,必要时再次管理。 如果只想发给一个人看的外链出现了多次查看记录,可以去设置中再次检查外链的安全机制设置是否正确,或及时关闭外链中止文件流动。

 

文件流动前审批、设置安全机制,流动中追踪、管理,形成了闭环的文件流转安全策略,保证企业在跨组织、系统、区域文件流转过程的安全。文件流动安全有保障,非结构化数据价值得到有效释放,更好实现数据驱动组织运营、变革。


标签: 文件安全分发 非结构化数据管理
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